Revolusi Pengorganisasian Arsip

Oleh. Muhammad Misbah*
Beberapa bulan lalu dikabarkan,beberapa koran cetak Amerika Serikat gulung tikar.Terlihat nyata, keberadaan kertas saat ini sudah mulai digantikan oleh internet.


BEBERAPA perusahaan koran cetak tanah air pun mulai menggunakan media website sebagai alternatif media cetak. Informasi yang lalu-lalang di sekitar kehidupan kita tidak lagi hanya bisa didapat melalui pesan verbal ataupun cetak, tetapi juga bisa kita dapatkan secara onlinedengan media internet.

Saat ini, internet terus mengalami perkembangan yang luar biasa pesat. Pengguna internet kian hari kian bertambah, seolaholah manusia telah berhasil menemukan sebuah dunia baru sebagai pelampiasan kepenatannya dalam kehidupan nyata. Misalnya saja facebook yang hingga kini semakin gencar diminati, merupakan sebuah fenomena luar biasa yang patut dicermati. Bagaimana perhatian sekumpulan manusia dapat teralihkan dari dunia nyata ke dalam dunia maya. Bahkan, seperti yang terjadi beberapa saat yang lalu, melalui facebook pula gerakan massa 1.000.000 FacebookerDukung KPK dibangun.

Sedikit terdengar dilebih-lebihkan, tetapi fakta ini menunjukkan indikasi adanya revolusi komunikasi yang sedang dilakukan oleh umat manusia. Penggunaan hal-hal yang bersifat maya juga dilakukan di dalam pengorganisasian arsip kerja yang biasa kita lakukan melalui komputer masing-masing. Berbagai macam pekerjaan kita lakukan dengan bantuan peranti lunak kantor (office software), kemudian menyimpannya dalam bentuk file di dalam media penyimpanan seperti hard disk, compact disk, ataupun flashdisk. Apakah file-file itu nyata? Tentu saja tidak.File-file itu berbentuk impuls listrik yang diberi kode dalam bilangan biner, kemudian disimpan dalam media penyimpanan.

Arsip-arsip kerja tersebut dapat kita akses secara offline dan sangat mungkin untuk kita cetak di atas kertas menggunakan printer. Namun, seperti yang telah diutarakan sebelumnya, umat manusia saat ini sedang mengalami revolusi komunikasi,di mana internet memegang peran utama. Hal inilah yang dapat kita rasakan langsung dari teknologi Google Docs. Google Docs adalah sebuah teknologi terbaru berbasis web yang diciptakan Google dengan fungsi utama sebagai penyedia aplikasi kantor gratis yang dapat diakses secara online.

Teknologi ini sangatlah revolusioner karena selain gratis,Google menawarkan konsep online dan bukannya offline seperti berbagai macam aplikasi kantor lain yang saat ini kita gunakan, semisal Microsoft Office ataupun Open Office. Selain itu, fitur-fitur yang diberikan Google Docs tidak bisa dibilang sembarangan. Google Docs menyediakan fitur-fitur familier yang juga biasa kita temui pada peranti lunak kantor lain. Dengan peranti ini, kita dapat melakukan manipulasi terhadap tiga jenis dokumen yang biasa kita kerjakan dalam pekerjaan seharihari, yakni wordprocessor (pengolah kata), spreadsheet (pengolah angka), dan presentation (presentasi). Secara singkat dapat dikatakan bahwa kebutuhan peranti lunak kantor untuk melaksanakan pekerjaan sehari-hari telah tersedia pada Google Docs.

Lalu, adakah kelebihan lain yang kita dapat? Tentu saja ada. Media onlinememudahkan kita dalam melakukan pertukaran dokumen antartempat yang berjauhan. Dengan Google Docs kita dapat melakukan sharing secara online kepada orang di belahan dunia lain tanpa harus mengirim e-mail. Kita cukup memberikan alamat tempat dokumen kita berada, kemudian dapat diakses oleh orang-orang yang kita kehendaki. Bahkan, kita juga dapat memberikan level autentifikasi tertentu kepada setiap dokumen, sehingga akses orang lain terhadap setiap dokumen dapat kita atur, apakah dia hanya dapat melihat, atau sampai mengedit.Tentunya hal ini memberikan garansi keamanan yang cukup bagi pengguna.

Kelebihan lain yang tersedia dalam Google Docs adalah adanya dukungan dari peranti lunak Google Gears yang memungkinkan kita dapat mengakses dokumen secara offline. Hal ini memberikan manfaat yang luar biasa karena meningkatkan efisiensi kita bekerja. Saat kita kembali terhubung dengan internet, maka dokumen yang baru saja kita editakan mengupdate dokumen lama yang tersimpan di dalam server Google secara otomatis. Kelebihan ini memangkas adanya redundancy yang sering kita alami ketika membuat dokumen.

Dengan berbagai macam kelebihan tersebut, tidak mustahil jika suatu saat aplikasi ini dapat menggantikan aplikasi kantor offline yang sudah 20 tahun terakhir kita gunakan. Berbagai macam fitur yang terdapat pada Google Docs dapat kita pelajari di dalam buku ”Google Docs, Membagi dan Mengubah Arsip Kerja Anda Secara Online” yang dibuat Steven Holzner dan Nancy Holzner.

Buku ini terbagi atas 10 bab yang masing-masing babnya diberikan penjelasan tentang fitur-fitur berbeda dari Google Docs.Buku ini menjelaskan secara rinci tentang langkah-langkah untuk dapat menggunakan Google Docs. Selain itu, di dalam buku ini juga diberikan penjelasan tambahan tentang beberapa peranti lain yang turut mendukung peranti lunak ini seperti iGoogle ataupun Google Gears.

Membaca buku ini sangatlah efektif jika kita ingin segera menguasai Google Docs,karena penjelasan yang diberikan sangat komprehensif dan mampu menjawab berbagai pertanyaan yang kita jumpai ketika kita memulai menggunakan Google Docs. Steven dan Nancy Holzner menggunakan bahasa yang sederhana namun mengalir,sehingga memudahkan pembaca dalam memahami setiap langkah yang dijelaskan.

Selain itu, penjelasan yang diberikan sangat struktural, sehingga tidak membuat pembaca bingung.Inilah kelebihan yang terdapat di dalam buku ini sehingga pantas bagi siapa pun yang memiliki antusias tinggi terhadap teknologi untuk memilikinya. Tentu, tidak seperti Google Docs yang harus diakses secara online, buku ini harus diakses secara offline.(*)

*Muhammad Mishbah
Peneliti di Pusat Kajian Strategik dan Pertahanan (CSDS) Pascasarjana UI.